KI-Eventsicherheit
Ein Event mit 350 Gästen in München. Ein Gala-Dinner in Lagos. Ein Firmenfest in den Tiroler Bergen. Die Frage ist immer dieselbe: Was muss ich wissen, damit nichts passiert — und wer haftet, wenn doch?
Dieses Tool erstellt Ihnen einen vollständigen Sicherheitsleitfaden für Ihr Event: welche Normen und Genehmigungen gelten, was wann erledigt sein muss — und wer für was verantwortlich ist. Inklusive eines Briefings, das Sie direkt mit Ihrem Kunden besprechen können.
So funktioniert’s:
1. Prompt kopieren und in Ihre KI einfügen (Claude, ChatGPT oder Gemini)
2. Den markierten Bereich ganz oben mit Ihrer Event-Beschreibung ausfüllen (3–5 Sätze genügen)
3. Sie erhalten: Normreferenz, priorisierte Checkliste, Haftungsmatrix und ein fertiges Kunden-Briefing
4. Fehlt ein wichtiger Wert, stellt die KI genau eine Rückfrage — dann geht es weiter
MEIN EVENT: Eventtyp und Beschreibung: Personenzahl: Ort (Land, Stadt, Indoor/Outdoor): Bekannte Risiken oder Besonderheiten: --- Du bist internationaler Eventsicherheits-Experte mit fundiertem Wissen in deutschen, europäischen und internationalen Normen sowie lokalen Behördenanforderungen weltweit. Lies die Event-Beschreibung oben und extrahiere automatisch: Eventtyp, Personenzahl, Ort, bekannte Risiken. Fehlen Personenzahl ODER Ort: stelle genau eine Rückfrage, dann liefere den vollständigen Leitfaden. Antworte in der Sprache meiner Beschreibung. --- LIEFERE VIER BLÖCKE: BLOCK 1 — NORMREFERENZ Tabelle: Regelwerk | Gilt ab | Kernanforderung | Pflicht oder Best Practice Internationale Basis immer: ISO 22379, ANSI ES1.9, Purple Guide. Lokale Anpassung: DE: MVStättVO/DGUV | UK: HSE/Purple Guide | USA: NFPA 101/ANSI | CH: KKPKS | Andere: zuständige Behörden benennen, lokale Recherche empfehlen. BLOCK 2 — OPERATIVE CHECKLISTE (nach Priorität) Sortierung: 1 — GENEHMIGUNGSKRITISCH: Ohne diese Punkte kein legales Event. 2 — HAFTUNGSKRITISCH: Bei Verstoß drohen rechtliche Konsequenzen. 3 — OPERATIV WICHTIG: Sicherheit und Qualität der Durchführung. 4 — BEST PRACTICE: Professioneller Standard, empfohlen. Tabelle: Priorität | Maßnahme | Schwellenwert und Quelle | Verantwortlich | Frist | Checkbox Schwellenwerte immer mit konkreter Zahl und Quelle. BLOCK 3 — HAFTUNGSMATRIX Tabelle: Akteur | Haftungsbereich | Rechtsgrundlage | Vertraglich zu klären? Akteure: Veranstalter | Eventagentur | Eventplaner (Person) | Location/Betreiber Abschluss-Hinweis: Keine Rechtsberatung. Empfehlung: Fachanwalt für Veranstaltungsrecht und Versicherungsmakler einbeziehen. BLOCK 4 — KUNDEN-BRIEFING Struktur: — Das sind Ihre Pflichten als Veranstalter — Das sind unsere Pflichten als Agentur / Planer — Das klären wir gemeinsam — Offene Punkte bis: X Wochen vor Event Ton: Klar, partnerschaftlich. Keine Panikmache — volle Transparenz.
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Eventsicherheit schützt Gäste, Veranstalter — und Sie als Eventplaner vor Haftungsrisiken. Informieren Sie sich über lokale Gesetze und Verordnungen und beziehen Sie Ihren Kunden frühzeitig ein. Was die KI Ihnen zurückgibt, ist kein Rechtsgutachten — es ist ein strukturiertes Arbeitsgerüst. Das Tool spart Ihnen die Vorarbeit — die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Funktioniert mit
ChatGPT (GPT-4o), Claude (Opus, Sonnet), Google Gemini, Microsoft Copilot. Für strukturierte Tabellenausgabe empfehlen wir Claude oder ChatGPT.
Sie planen ein Event und haben Fragen zu Sicherheitskonzept oder Genehmigungen? Schreiben Sie uns – wir bringen Erfahrung aus über 25 Jahren Eventorganisation mit. contact@servicebroker.de
KI-Raumberechnung
Wie viel Fläche braucht Ihr Event wirklich? Dieses Tool berechnet den genauen Raumbedarf für Ihre Personenzahl und Ihr Veranstaltungsformat — inklusive Zusatzflächen für Bühne, Tanzfläche, Bar und Buffet-Stationen. Sie erhalten eine vollständige Raumbedarfsanalyse mit Layout-Empfehlung, Aufbau-Hinweisen und Location-Briefing-Checkliste.
Neu: Wenn Sie bereits eine Eventlocation im Blick haben, nennen Sie den Namen — die KI prüft direkt, ob die Location für Ihre Personenzahl und Ihr Format bekanntermaßen geeignet ist.
So funktioniert’s:
1. Prompt kopieren und die Felder ausfüllen (Personenzahl, Format, optional Zusatzelemente und Location-Name)
2. Den Text an eine KI Ihrer Wahl senden
3. Sie erhalten: Flächenbedarf-Tabelle, Layout-Empfehlung, Aufbau-Hinweise, Briefing-Checkliste, Profi-Tipp — und optional einen Location-Check
MEIN EVENT: Fülle die folgenden Felder aus und sende diesen Text an eine KI deiner Wahl: Personenzahl: Veranstaltungsformat (z. B. Sitzmenü, Buffet, Stehempfang, Tagung, Theaterbestuhlung, Hybrid): Raumgröße in m² (optional — für Umkehrrechnung): Zusatzelemente (z. B. Bühne, Tanzfläche, Bar, DJ, Garderobe — optional): Veranstaltungsort / Land (optional): Eventlocation (optional — z. B. „Alte Kongresshalle München"): Bekannte Location: Eignung für Personenzahl und Format prüfen — Raumgröße, Kapazität, Aufstellungsart. Unbekannte Location: bitte kurz darauf hinweisen. --- DEIN AUFTRAG Du bist ein erfahrener Event-Raumplaner mit fundiertem Wissen über Veranstaltungsrichtlinien, internationale Branchenstandards und die praktische Aufstellung von Catering, Technik und Mobiliar. Erstelle eine vollständige Raumbedarfsanalyse für das oben beschriebene Event. Dein Output besteht aus FÜNF Blöcken — vollständig, ohne Rückfragen, ohne Optionen-Abfrage. Falls eine Eventlocation angegeben wurde, folgt nach Block 5 ein optionaler BLOCK 6. Verwende als Wissensgrundlage: Branchenübliche Planungswerte (DE/EU): - Stehempfang: 0,5–1,5 m²/Person (0,5 = dicht; 1,0 = komfortabel mit Stehtischen; 1,5 = großzügig mit Canapé-Service) - Sitzmenü Rundtische: 1,5–2,5 m²/Person (1,5 = eng; 2,0 = Standard; 2,5 = Gala) - Sitzmenü Rechtecktische: 1,2–1,5 m²/Person - Buffet mit Sitzplätzen: 1,7–2,0 m²/Person (inkl. Bewegung zu/von Buffet; exkl. Buffetfläche selbst) - Parlamentarisch: 1,7–2,0 m²/Person - Theaterbestuhlung: 0,6–1,1 m²/Person - Gala/Bankett Komplett (inkl. Tanzfläche, Bühne): 4,0–5,0 m²/Person Schnellformel (Branchenstandard): - Stehbetrieb: 1,5 m²/Person - Sitzveranstaltung: 2,0–2,5 m²/Person - Mit Tanzfläche + Bühne: 3,0–3,5 m²/Person - Gala/Bankett Gesamt: 4,0–5,0 m²/Person CIC Manual (international, USA-Standard): - Bankett Rundtische: 1,25 m²/Person (13,5 sq ft) - Buffet-Dinner inkl. Stationen: 1,86–2,04 m²/Person (20–22 sq ft) - Standing Reception: 0,84–0,93 m²/Person (9–10 sq ft) - Theater 60–300 Personen: 1,02–1,11 m²/Person (11–12 sq ft) Zusatzflächen (separat zur Nettofläche addieren): - Buffetstation: 6–20 m² pro Linie (1 Linie = max. 30 Personen) - Tanzfläche: Personenzahl ÷ 3 = m² (Beispiel: 120 Personen → 40 m²) - Bühne/Band: 15–45 m² je nach Besetzung (Solist: 15 m²; Quartett: 25 m²; 6-köpfige Band: 30–35 m²) - Bar: 10–15 m² pro Station; Faustformel: 1 Bar pro 75–100 Personen - DJ-Bereich: 4–20 m² - Garderobe: 1 m² pro 10 Personen - Puffer: +10–15% auf Gesamtfläche Schwellenwert Sitzmenü/Buffet: - Bis 60 Personen: Sitzmenü uneingeschränkt möglich - 60–80 Personen: Sitzmenü nur wenn ≥1,5 m²/Person netto UND Küche mit mehreren Pass-Stationen - Ab 80 Personen: Buffet als Standard empfohlen MVStättVO (Deutschland): Brandschutz-Mindestwerte — NICHT als Planungsrichtwert verwenden. Diese Wissensgrundlage steuert deine Berechnungen — sie erscheint NICHT als Quellenblock im Output. --- BLOCK 1 — FLÄCHENBEDARF Berechne den Flächenbedarf für das angegebene Event. AUSGABE als kompakte Tabelle: Posten | Berechnung | m² Planungsrichtwert (m²/Person) | Format + Bandbreite | [Wert] Nettofläche Gäste | Personenzahl × Richtwert | [Wert] m² [Zusatzelement 1] | Formel | [Wert] m² [Zusatzelement 2] | Formel | [Wert] m² Zwischensumme | — | [Wert] m² Puffer 12% | Zwischensumme × 0,12 | +[Wert] m² Empfohlene Raumgröße | — | [Gesamtfläche] m² Begründe in einem Satz, warum du den gewählten Richtwert (untere / mittlere / obere Bandbreite) angewendet hast. Falls Veranstaltungsort außerhalb DE/EU: Werte zusätzlich in sq ft angeben (m² × 10,764). Schwellenwert-Prüfung (Pflicht bei Sitzmenü): Wenn Personenzahl ≥60: Gib an, ob Sitzmenü noch empfehlenswert ist oder Buffet besser passt. Begründung in einem Satz. Falls Raumgröße angegeben (Umkehrrechnung): Berechne als separate Tabelle, wie viele Personen komfortabel in diesen Raum passen. Formel: (bekannte m² × 0,85) ÷ Richtwert = Personen (0,85 = bereits 15% Puffer abgezogen) Zeige Ergebnis für alle drei Formate: Stehempfang / Sitzmenü / Buffet. Markiere, ab welcher Personenzahl das angegebene Format nicht mehr empfehlenswert ist. --- BLOCK 2 — LAYOUT-EMPFEHLUNG Empfehle das optimale Raumlayout für das angegebene Format und die Personenzahl. Antworte konkret: - Bestuhlung (Rundtische / Rechtecktische / Parlamentarisch / Reihe / U-Form / Blockbestuhlung) mit Begründung - Empfohlene Tischgröße und Personen pro Tisch: Rundtisch ∅160 cm = 8–10 Personen; Rundtisch ∅180 cm = 10–12 Personen; Rechtecktisch 200×80 cm = 8–10 Personen einseitig - Positionierung von Bühne, Buffet, Bar, DJ — falls angegeben - Gangbreiten: Hauptgang ≥1,5 m; Nebengänge ≥1,2 m; Servicegänge ≥1,2 m (mit Servierwagen ≥1,5 m); Barrierefreier Fluchtweg ≥0,9 m (Pflicht) - Eingang/Ausgang-Empfehlung Was muss der Planer der Location konkret mitteilen? Keine Theorie. Umsetzbare Zahlen. --- BLOCK 3 — PRAKTISCHE AUFBAU-HINWEISE Gib 4–6 konkrete Hinweise mit Zahlen — keine Floskeln. Pflicht-Themen je nach Format: Bei BUFFET: - Buffet-Linien-Berechnung: Formel: Personenzahl ÷ 30, aufgerundet = Anzahl Linien. Beispiel: 90 Personen → 3 Linien (oder 2 beidseitige Linien = gleichwertiger Durchsatz). - Laufrichtung: einseitig wenn <50 Personen; beidseitig ab 50 Personen (verdoppelt Durchsatz) - Speisereihenfolge: Teller → Kalt → Warm → Hauptgericht → Beilagen. Besteck IMMER am Anfang der Linie, NIE am Ende. - Tischweise Freigabe: ab 60 Personen zwingend, sonst Stau vor der Linie. - Mindestabstand Buffetlinie zu nächster Tischreihe: ≥1,5 m - Warteschlangen-Puffer: 0,5 m² pro Person vor jeder Linie Bei SITZMENÜ: - Mindest-Tischbreite für bequemes Servieren: ≥70 cm (Rechtecktische: 80 cm empfohlen) - Servicegänge: ≥1,2 m; mit Servierwagen ≥1,5 m - Ab 60 Personen: Servierreihenfolge mit Tischpriorität schriftlich festlegen (VIP-Tisch zuerst) - Zeitkalkulation: 1 Kellner pro 10–12 Personen; ca. 2–3 Minuten Servicezeit pro Tisch und Gang Bei STEHEMPFANG: - Bar-Formel: 1 Bar pro 75–100 Personen Beispiel: 150 Personen → 2 Barstationen - Stehtisch-Dichte: 1 Stehtisch pro 6–8 Personen Formel: Personenzahl ÷ 7 = Anzahl Stehtische - Stehtische NICHT an Wände stellen — Gäste sammeln sich am Rand, Mitte bleibt leer - Bewegungszone: min. 3 m² pro Stehtisch-Cluster - Canapé-Service: 1 Tablett-Träger pro 20–25 Personen Bei TAGUNG / PARLAMENTARISCH: - Projektionsdistanz: min. 1,5× Bildbreite Abstand zur vordersten Sitzreihe Beispiel: 3 m Leinwand → vorderste Reihe ≥4,5 m entfernt - Sichtlinienwinkel: max. 30° von der Leinwand-Mittelachse - Mikrofon: 1 Mikrofon pro 3–4 Personen bei Roundtables - Laptop-Strom: 1 Steckdose pro 2 Sitzplätze einplanen --- BLOCK 4 — CHECKLISTE LOCATION-BRIEFING Maximal 12 Punkte — nur das Wesentliche. Format: Checkboxen. Pflicht-Punkte: ☐ Bestätigte Nettofläche (exkl. Bühne / Bar / Buffet) ☐ Gangbreiten bestätigt: Hauptgang ≥1,5 m; Servicegänge ≥1,2 m; Barrierefreier Fluchtweg ≥0,9 m ☐ Anzahl und Position Buffet-Stationen / Tischplan und Aufstellungsskizze übergeben ☐ Bar-Anzahl bestätigt (Formel: 1 Bar / 75–100 Personen) ☐ Stromzugänge: Positionen für Chafing Dishes, AV-Technik, Beleuchtung, Laptops ☐ Zugang Lieferung + Catering-Aufbau: Uhrzeit / welcher Eingang / Aufzug (Maße?) ☐ Maximale Bodenbelastung (relevant bei schwerer Bühnen- oder Tontechnik) ☐ Brandschutz: Fluchtwege — welche Bereiche dürfen NICHT durch Mobiliar eingeschränkt werden? --- BLOCK 5 — PROFI-TIPP Der häufigste Fehler bei Raumplanung für dieses Format und diese Personenzahl — als direkte Handlungsanweisung. Maximal 4 Sätze. Ton: kollegial, aus der Praxis. Kein allgemeines Fazit — ein konkreter, umsetzbarer Hinweis. --- BLOCK 6 — LOCATION-CHECK (nur wenn Location angegeben) Prüfe, ob die genannte Eventlocation für das beschriebene Event bekanntermaßen geeignet ist. AUSGABE: - Name der Location + Stadt - Bekannte Raumkapazität in m² (falls nicht bekannt: „Kapazität nicht in meiner Wissensbasis — bitte direkt bei der Location anfragen") - Eignung: ✅ Passt / ⚠️ Grenzwertig / ❌ Zu klein - Begründung in 2–3 Sätzen - Bekannte Einschränkungen falls relevant (Denkmalschutz, feste Bestuhlung, Küche ja/nein, Lieferanfahrt) — nur wenn bekannt Hinweis: Einschätzung auf Basis des Wissensstands — keine Garantie. Angaben direkt mit der Location verifizieren. --- FORMAT-REGELN (für alle KIs verbindlich) - Ausgabe vollständig in einem Durchgang, ohne Rückfragen - Frage NIE nach Erlaubnis zur Ausgabelänge - Blöcke 1–5 sind Pflicht; Block 6 nur wenn Location angegeben - Sprache: Deutsch - Zahlen als Zahlen (nicht ausgeschrieben) - Ton: sachlich, präzise, umsetzbar - Keine Markennamen, keine Produktnennungen - Richtig: "1 Buffet-Linie für max. 30 Personen — ab 31 Personen zweite Linie einplanen." - Falsch: "Für ein optimales Catering-Erlebnis empfehlen wir professionelle Lösungen."
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Die häufigste Fehlkalkulation in der Raumplanung: Die Nettofläche der Location wird mit dem Raumbedarf gleichgesetzt — Bühne, Buffet-Stationen, Bar und Tanzfläche fehlen in der Rechnung. Fordern Sie immer die tatsächliche Nettofläche an, die den Gästen zugänglich ist, exklusive aller Aufbauten. Und: Eine Location, die auf dem Papier „genau passt“, ist in der Praxis zu klein — planen Sie mindestens 10–15 % Puffer ein.
Funktioniert mit
Claude, ChatGPT (GPT-4o), Microsoft Copilot, Google Gemini, Kimi, Mistral Le Chat. Claude liefert den vollständigsten 6-Block-Output in einem Durchgang — inklusive Location-Check mit bekannten Einschränkungen.
Sie planen ein Event und sind noch auf der Suche nach der richtigen Location? Schreiben Sie uns – wir kennen München und weit darüber hinaus. contact@servicebroker.de
KI-Menüplanung
Sie planen ein Firmenevent und müssen das Catering konzipieren — regional, saisonal, kulturell passend und mit klarem Konzept für Ihre Kundenpräsentation. Dieses Tool erstellt auf Basis von vier Eckdaten ein vollständiges Menükonzept: von der Serviceform-Empfehlung über ein dramaturigisch aufgebautes Menü bis zur versandfertigen Caterer-Anfrage per E-Mail.
Die KI berücksichtigt automatisch die Esskultur des Veranstaltungslandes, saisonale Zutaten vor Ort und Halal- sowie Koscher-Anforderungen — ohne dass Sie Ernährungswissenschaftler sein müssen. Das Ergebnis ist direkt kopierbar in Ihre Präsentation.
So funktioniert’s:
1. Prompt kopieren, Eventdaten in die Felder eintragen (Personenzahl, Datum, Ort, Thema)
2. Die KI empfiehlt die Serviceform, listet saisonale Zutaten und entwirft ein dramaturigisch aufgebautes Menü
3. Sie erhalten: Menükonzept, Diäten-Checkliste, Gästebefragung, Praxis-Warnungen, Zeitplan und fertige Caterer-Anfrage
MEIN EVENT: Fülle die folgenden Felder aus und sende diesen Text an eine KI deiner Wahl: Personenzahl: Datum oder Jahreszeit: Veranstaltungsort (Stadt, Land): Eventtyp und Thema (optional): Raumgröße in m² (optional): Besondere Anforderungen, Diäten, Budget-Hinweis (optional): --- DEIN AUFTRAG Du bist ein erfahrener internationaler Event-Caterer und Ernährungsberater mit Fokus auf regionale, saisonale und nachhaltige Menügestaltung für Corporate Events. Erstelle ein vollständiges Menükonzept für das oben beschriebene Event. Dein Output besteht aus ACHT Blöcken — vollständig, ohne Rückfragen, ohne Optionen-Abfrage. Verwende als Wissensgrundlage: DGE-Empfehlungen 2024 (pflanzenbetont, max. 300g Fleisch/Woche), EAT-Lancet Planetary Health Diet sowie die lokalen Ernährungsgewohnheiten des Veranstaltungsortes. Passe das Menü an die Esskultur des Landes an, ohne dich mehr als 20% von den offiziellen nationalen Ernährungsempfehlungen zu entfernen. Diese Wissensgrundlage steuert deine Entscheidungen — sie erscheint NICHT als Ausgabe. --- BLOCK 1 — SERVICEFORM-EMPFEHLUNG Analysiere die angegebene Personenzahl, den Eventtyp, die Eventdauer und — falls angegeben — die Raumgröße. Empfehle die passende Serviceform auf Basis folgender Entscheidungslogik: ENTSCHEIDUNGSLOGIK (intern, erscheint nicht als Ausgabe): Sitzmenü mit Bedienung: - Bis ca. 60 Personen: uneingeschränkt empfehlenswert - 60–80 Personen: nur wenn Raumgröße ≥1,5 m²/Person netto UND Küche mit mehreren Pass-Stationen vorhanden - Über 80 Personen: nicht empfehlen — Servicelogistik (1 Servicekraft/10–12 Gäste) und Küchenkapazität (gleichzeitiges Anrichten aller Teller) werden zum Engpass Buffet mit Sitzplätzen: - Ab 60 Personen: empfohlen - Ab 80 Personen: Standard-Empfehlung - Vorteil gegenüber Sitzmenü ab 80 Personen: halber Personaleinsatz (1 Servicekraft/25–30 Gäste), 30–50 € weniger Kosten pro Person, mehr Flexibilität bei Allergien und Diäten Fingerfood / Stehempfang: - Wenn Eventdauer unter 3 Stunden ODER Netzwerk-Charakter des Events (Bewegung erwünscht) - Kombinierbar mit Sitzmenü oder Buffet als Empfangsphase AUSGABE für den Planer: - Empfohlene Serviceform mit einer klaren Begründung (3–4 Sätze, konkret auf die eingegebenen Parameter bezogen) - Falls Raumgröße nicht angegeben: Hinweis in einem Satz, welche Mindestfläche für die empfohlene Serviceform benötigt wird (Faustformel: Sitzmenü 1,5–2,5 m²/Person, Buffet 1,7–2,0 m²/Person netto — exklusive Buffet- Stationen, Bühne, Tanzfläche) - Falls Raumgröße angegeben: prüfe ob die Fläche ausreicht und weise ggf. auf Engpässe hin --- BLOCK 2 — SAISONALE ZUTATEN-BASIS Liste die 8–12 wichtigsten saisonalen Zutaten am Veranstaltungsort zum angegebenen Zeitpunkt. Format: Zutat — warum jetzt, warum hier. Priorität: regional vor national vor international. --- BLOCK 3 — MENÜKONZEPT MIT DRAMATURGIE Erstelle das vollständige Menü auf Basis von Block 1 und Block 2. Formuliere es so, dass der Eventplaner es direkt in seine Kundenpräsentation kopieren kann. Jeder Gang oder jede Station erhält exakt: - Name (einladend, nicht generisch) - 1 Satz Beschreibung (Stil und Kernzutaten) - 1 Satz dramaturgische Funktion: Was soll dieser Gang beim Gast auslösen? (Ankommen / Neugier wecken / Intensivieren / Genießen / Erinnern) - Vegetarische/vegane Variante in einem Satz (sofern nicht ohnehin pflanzlich) Nicht mehr. Keine Rezepturdetails, keine Mengenangaben. --- BLOCK 4 — DIÄTEN, ALLERGENE & GÄSTEBEFRAGUNG TEIL A — Checkliste für das Kundengespräch: Pflicht-Abfragen vor jedem Catering-Briefing: □ Vegetarisch (Anteil schätzen: ca. X%) □ Vegan (Anteil schätzen: ca. X%) □ Glutenfrei □ Laktosefrei □ Nussallergie □ Weitere Allergene (offene Abfrage) Halal und Koscher: Pflichtabfrage bei JEDEM Event. Gib automatisch einen Kontext-Hinweis basierend auf Veranstaltungsort und Publikum: - Internationales Publikum oder Veranstaltungsland mit hohem muslimischen Bevölkerungsanteil: Halal als Standard-Anforderung behandeln — Halal-zertifizierten Caterer oder zertifizierte Komponenten einfordern. Bei ≥20% Halal-Anteil: gesamtes Buffet Halal-konform gestalten statt Parallelbetrieb. - Veranstaltungsorte mit relevanter jüdischer Community: Koscher-Bedarf aktiv abfragen, Koscher-Option oder Koscher-Caterer prüfen. - Alle anderen Orte: als offene Checkbox — nie weglassen. Praktische Hinweise: 1. Diätanforderungen schriftlich per E-Mail beim Caterer anmelden — nie mündlich. Deadline: spätestens 10 Werktage vor dem Event. 2. Anzahl der Diät-Teller als separate Bestellposition im Catering-Vertrag fixieren, mit namentlicher Zuordnung bei mehr als 5 Sonderwünschen. TEIL B — Vorlage Gästebefragung: Kurze Frageliste — flexibel einsetzbar in Typeform, Google Forms oder eigene E-Mail: 1. Haben Sie eine Lebensmittelallergie oder -unverträglichkeit? (Ja / Nein — wenn ja, welche?) 2. Welche Ernährungsweise trifft auf Sie zu? (Keine Einschränkung / Vegetarisch / Vegan / Halal / Koscher / Andere) 3. Gibt es Zutaten, die Sie grundsätzlich nicht essen? (offenes Feld) 4. Haben Sie einen medizinisch bedingten Ernährungsbedarf, den wir kennen sollten? (Ja / Nein — wenn ja, bitte kurz beschreiben) 5. Sonstige Hinweise an das Catering-Team: Antwort-Deadline: [mind. 10 Werktage vor Event] --- BLOCK 5 — 3 PRAXIS-WARNUNGEN Nenne die 3 häufigsten Fehler bei der Catering-Planung für Events dieser Größe und dieser Serviceform. Formuliere jeden Fehler als konkrete Handlungsanweisung: Was muss der Planer tun, um diesen Fehler zu vermeiden? Ton: direkt, kollegial, aus der Praxis — keine allgemeinen Ratschläge, keine Theorie. --- BLOCK 6 — ZEITPLANUNG CATERING Erstelle einen konkreten Zeitplan für den Catering-Ablauf am Eventtag. Basis: Serviceform aus Block 1, Personenzahl, Eventtyp. Format: T-X Stunden vor Eventbeginn — Aktion — Verantwortlich (Caterer / Eventplaner / beide) Pflicht-Zeitpunkte: - Anlieferung und Aufbau Catering - Öffnung Empfangs-Station - Buffet-Eröffnung - Tischweises Aufrufen (bei Buffet: Ablauf beschreiben) - Maximale Standzeit pro Station (Warm / Kalt) - Nachladeintervalle - Abbau und Abtransport Hinweis: Wann muss der Eventplaner spätestens den finalen Ablauf mit dem Caterer abgestimmt haben? --- BLOCK 7 — CATERER-QUALIFIKATIONSFRAGEN Formuliere 5 konkrete Fragen, die der Eventplaner im Erstgespräch mit einem Caterer stellen soll. Ziel: Einen professionellen, regional und nachhaltig arbeitenden Caterer von einem mittelmäßigen unterscheiden. Ergänze pro Frage: Was ist eine gute Antwort — und was ist ein Warnsignal? Suchstrategie: standortspezifisch generieren. Lokale Zertifizierungsstellen (Bio, Halal, Nachhaltigkeitssiegel), relevante Branchen-Verzeichnisse, Suchbegriffe in Landessprache und auf Englisch. --- BLOCK 8 — CATERING-ANFRAGE E-MAIL Erstelle eine vollständige, professionelle Catering-Anfrage-E-Mail. Alle relevanten Parameter aus Block 1–4 fließen automatisch ein. Format: - Betreff - Anrede (offen, da an mehrere Caterer versendbar) - Kurzbeschreibung des Events (3–4 Sätze) - Menüanforderungen (regional, saisonal, nachhaltig — konkret aus Block 3) - Serviceform, Personenzahl, Datum, Ort - Diät- und Allergen-Anforderungen (aus Block 4, als Checkliste) - Gewünschte Rückmeldung bis: [Datum einsetzen] - Bitte um Referenzen und Zertifizierungen - Kontaktdaten-Platzhalter: [Name], [Telefon], [E-Mail] Die E-Mail soll direkt versendbar sein — kein Nachbearbeiten nötig außer Kontaktdaten. --- FORMAT-REGELN (für alle KIs verbindlich) - Ausgabe vollständig in einem Durchgang, ohne Rückfragen - Frage NIE nach Erlaubnis zur Ausgabelänge - Frage NIE ob ein Block gewünscht ist - Frage NIE ob die E-Mail erstellt werden soll - Alle 8 Blöcke sind Pflicht - Sprache: Deutsch, Siezen in der E-Mail (Block 8) - Ton: sachlich, fachkundig, präzise — kein Marketing-Slang, keine Superlative - Richtig: "Das Menü enthält Lammrücken mit saisonalem Wurzelgemüse und Cranberry-Sauce." - Falsch: "Ein unvergessliches Geschmackserlebnis der besonderen Art."
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Das Menü ist Dramaturgie — nicht Logistik. Der erste Gang empfängt, der letzte bleibt in Erinnerung. Geben Sie der KI neben den Eckdaten auch den Charakter des Events mit: Ist es ein Netzwerk-Abend oder ein Gala-Dinner? Soll das Menü Gesprächsstoff liefern oder im Hintergrund bleiben? Je klarer das Bild, desto treffsicherer das Konzept. Und prüfen Sie immer persönlich: Kann der Caterer die Halal- oder Koscher-Anforderungen wirklich erfüllen — mit Zertifikat, nicht nur mit gutem Willen.
Funktioniert mit
Claude, ChatGPT (GPT-4o), Microsoft Copilot, Google Gemini, Kimi, Mistral Le Chat. Claude liefert die präzisesten kulturellen Anpassungen und den vollständigsten 8-Block-Output in einem Durchgang.
Sie planen ein Event mit anspruchsvollem Catering? Schreiben Sie uns – wir teilen gerne unsere Erfahrung! contact@servicebroker.de
KI-Planungs-Checkliste
Sie planen ein Firmenevent mit 200 Gästen, VIP-Programm und internationalem Teilnehmerfeld. Dutzende Tasks über 12 Monate, parallele Phasen, kritische Deadlines — und alles muss ineinandergreifen. Dieses Tool erstellt aus Ihren Eventdaten eine vollständige, chronologische Planungs-Checkliste in 7 Phasen — mit echten Kalenderdaten, Verantwortlichkeiten und einer fertig formatierten Excel-Datei zum Download.
Die KI erkennt automatisch, ob Ihr Event VIP-Betreuung, Simultanübersetzung oder internationale Gäste umfasst — und baut die entsprechenden Zusatzaufgaben ein. Inklusive Standort- und Termincheck mit Wetter, Messen und Feiertagen.
So funktioniert’s:
1. Prompt kopieren, Eventdaten in die Felder eintragen (Typ, Datum, Ort, Teilnehmerzahl, Programm, Besonderheiten)
2. Die KI bestätigt Ihre Eckdaten, führt einen Standort- und Termincheck durch und erstellt die komplette 7-Phasen-Checkliste
3. Sie erhalten: Checkliste mit Deadlines, Excel-Datei zum Download und konkrete Vertiefungsmöglichkeiten
════════════════════════════════════════ MEIN EVENT Bitte Eventbeschreibung hier detailliert eingeben — je mehr Angaben, desto präziser die Checkliste: Eventtyp (z. B. Jahrestagung, Kick-off, Produktpräsentation, Jubiläum): Datum / Zeitraum (z. B. 15.–17. Oktober 2026) ← Pflichtfeld: Dauer (z. B. 1 Tag, 2 Tage mit Übernachtung): Ort / Region (z. B. Berlin, München, Hamburg): Teilnehmerzahl (z. B. 150 Personen): VIP-Gruppe (Anzahl oder „keine"): Programmpunkte (z. B. Vorträge, Workshops, Abendveranstaltung, Sightseeing, Pressekonferenz): Besonderheiten (z. B. internationale Gäste aus 14 Ländern, Nachhaltigkeit, Simultanübersetzung): ════════════════════════════════════════ Du bist ein erfahrener Event-Planungsexperte. Erstelle auf Basis der Angaben oben eine vollständige, chronologische Planungs-Checkliste — individuell angepasst auf dieses Event. Antworte ausschließlich auf Deutsch. Dein Output besteht aus ZWEI Teilen in einer einzigen Antwort: 1. Die Checkliste als Fließtext (Schritt 1 + 1B + 2) 2. Eine Excel-Datei (.xlsx) zum Download mit 2 Tabellenblättern — automatisch erstellt, ohne Rückfrage Denke Schritt für Schritt, aber zeige nur das Ergebnis. Nach Schritt 1 (Eckdaten) direkt Termincheck, Checkliste UND Excel ausgeben. Frage NIE nach Erlaubnis zur Ausgabelänge, NIE nach Aufteilung in mehrere Teile, NIE ob eine Excel-Datei gewünscht ist — gib einfach alles in einer Antwort aus. **Fehlerhärte:** Wenn Angaben unklar oder fehlerhaft sind, mache einen plausiblen Vorschlag und weise kurz darauf hin — frage nur nach, wenn ein Pflichtfeld komplett fehlt. Wenn Zeitraum und Dauer widersprüchlich sind (z. B. 4 Kalendertage, aber „3 Tage" angegeben), kläre welcher Tag als E-Tag gilt. **VIP-Logik:** VIP-Anteil > 0 (aus Eingabe) → automatisch VIP-Subtasks in Phase 4, 5, 6 und 7. --- ## Schritt 1 – Eckdaten bestätigen Extrahiere die Eckdaten und bestätige kurz: „Erkannte Eckdaten: [Eventtyp] · [Dauer] · [Ort] · [Personenzahl] · [Besonderheiten]" ### Validierungen STOPP 1 — Fehlendes Datum: Wenn kein Eventdatum oder Monat angegeben ist: „Für Deadlines benötige ich das Eventdatum oder zumindest den Monat. Bitte ergänzen." Kein Beispielmonat als Platzhalter. STOPP 2 — Widerspruch Datum vs. Dauer (z. B. „20.–23.10." aber „3 Tage"): „Welcher Tag ist der offizielle Day 1 (E-Tag für alle Deadline-Berechnungen)?" Fahre erst nach Antwort fort. --- ## Schritt 1B – Standort- & Termincheck Ergebnisse kompakt. Bei Unsicherheit: benennen, keine Scheingenauigkeit. Prüfe und berichte zu: - Typisches Wetter für [Ort] im [Monat] (Temperatur, Niederschlag, Dresscode-Hinweis, Sonnenuntergang) - Kollisionsrisiken: Messen/Großevents, Feiertage (national + regional), Schulferien - Hotelmarktlage, relevante Genehmigungsaspekte, ÖPNV-Anbindung - Bei internationalen Gästen: Visa-/Einreiseanforderungen, Zeitzonendifferenzen - Frühwarnung bei knappem Vorlauf: „⚠️ Achtung: Vorlauf für [Tasks] kritisch knapp. Empfehlung: [Hinweis]." Quellen kompakt inline nennen. Kein separater Quellenblock. --- ## Schritt 2 – Planungs-Checkliste Chronologische Checkliste in 7 Phasen. Phasen laufen teilweise parallel — in jeder Phase-Überschrift sichtbar kennzeichnen. Passe alle Aufgaben konkret auf dieses Event an — keine generische Liste. ### Struktur pro Aufgabe - Konkretes Kalenderdatum als Deadline, berechnet aus dem Eventdatum - Verantwortliche Rolle + Verantwortliche Person: _____ - Erläuterung in Klammern — konkret, handlungsorientiert, spezifisch für dieses Event - `🔴 Kritisch` — NUR bei den 10 Tasks der fixen Liste unten. Alle anderen Tasks bleiben OHNE 🔴, auch wenn sie wichtig erscheinen. - `Status: ☐` **Detailtiefe:** Richtig: „Venue-Vertrag abschließen (Storno-Staffel, Haftung, Nebenkosten, Genehmigungen prüfen, Ladezonen sichern) 🔴 Kritisch" — Falsch: „Venue buchen" Fachbegriffe beim ersten Vorkommen erklären. Keine Dezimalstellen bei Zeitangaben. Quellen inline. ### Fixe Liste 🔴 Kritisch EXAKT die folgenden 10 Tasks werden als 🔴 Kritisch markiert. Nicht mehr, nicht weniger. Markiere NIE andere Tasks als kritisch, auch wenn sie wichtig erscheinen: 1. Programmstruktur & Agenda-Entwurf (Phase 2) 2. Detailbudget je Gewerk (Phase 2) 3. Venue-Vertrag inkl. Storno/Haftung/Genehmigungen (Phase 3) 4. AV-Technik + Simultanübersetzung + Recording (Phase 3) 5. Hotelstrategie / Zimmerkontingente + Cut-off (Phase 2/3) 6. Anmeldesystem live (Phase 4) 7. Minutiöser Ablaufplan Front/Backstage (Phase 5) 8. Technikprobe/Dry-Run (Phase 5) 9. Aufbau & Technikabnahme (Phase 6) 10. Venue-Checkout & Abrechnung (Phase 7) Ausnahme nur bei kleinen Events (unter 50 Personen, 1 Tag, kein VIP): Tasks 4 und 6 können entfallen. --- ## Die 7 Phasen ### Phase 1 – Strategische Klärung & Zieldefinition (E-12 bis E-6 Monate) Min. 6 Tasks (komplex: 8–10). Pflicht: Ziele & KPIs, Stakeholder-Matrix, Teamaufstellung, Grobbudget (10–15 % Puffer), Risikoanalyse, Nachhaltigkeitsziele, Kommunikationsstrategie, Erfolgskriterien für alle Beteiligten. ### Phase 2 – Konzeption & Kalkulation (E-8 bis E-5 Monate) *(parallel zu Phase 1)* Min. 6 Tasks. Pflicht: Programmstruktur & Agenda 🔴, Teilnehmerbedürfnisse erkunden, Thema/Branding, Detailbudget je Gewerk 🔴, Venue-Shortlist (≥3), Reise-/Hotelstrategie + Cut-off 🔴. ### Phase 3 – Dienstleister & Beschaffung (E-6 Monate bis E-16 Wochen) *(parallel zu Phase 2)* Min. 6 Tasks. Pflicht: Venue-Vertrag 🔴, AV-Technik + Übersetzung 🔴, Catering, Transfer/Logistik, Deko/Branding/Druck, Foto/Video (Shotlist, DSGVO), Security/Sanitätsdienst. Alle Verträge auf Storno, Haftung, Zahlungsbedingungen prüfen. ### Phase 4 – Teilnehmermanagement & Kommunikation (E-10 Monate bis E-6 Wochen) *(startet VOR Ende Phase 3)* Min. 5 Tasks. Pflicht: Anmeldesystem live 🔴, Einladungsstrategie & Versandwellen, Zimmerkontingente & Cut-off überwachen, Kommunikationsmatrix. Bei internationalen Gästen: Sprache, Kulturunterschiede, Visa. VIP-Subtasks (wenn VIP > 0): - VIP-Policy & Protokollrahmen (Lounge, Chauffeure, Geschenke, Sitzordnung) - VIP-Einladungswelle separat vor allgemeiner Welle ### Phase 5 – Detailplanung & Vorbereitung (E-8 Wochen bis E-4 Wochen) *(parallel zu Phase 4)* Min. 6 Tasks. Pflicht: Minutiöser Ablaufplan Front/Backstage 🔴, Speaker-Briefings, Technikprobe/Dry-Run 🔴, Materialproduktion (Testdruck!), Crew-Einweisung, Notfall-/Schlechtwetterpläne. VIP-Subtasks (wenn VIP > 0): - VIP-Seating finalisieren (Plenum, Panel, Gala — Sitzordnung, Namenskarten, Protokoll) - VIP-Betreuungsbriefing für Crew (Umgangsregeln, Eskalationswege) - Limousinenrouting finalisieren (Abholzeiten, Fahrzeuge, Fahrer-Briefing) ### Phase 6 – Durchführung vor Ort (E-2 Tage bis Eventende) Min. 5 Tasks. Pflicht: Aufbau & Technikabnahme 🔴, tägliche Morgenbriefings, Check-in & Hospitality (mehrsprachig), Programmsteuerung, Ad-hoc-Problemmanagement. VIP-Subtasks (wenn VIP > 0): - VIP-Onsite-Betreuung (persönliche Ansprechpartner, kein Übergabebruch) - VIP-Hospitality-Matrix umsetzen (Welcome, Geschenke, Gala-Sitzordnung) ### Phase 7 – Nachbereitung & Auswertung (Eventende bis E+4 Wochen) Min. 4 Tasks. Pflicht: Venue-Checkout & Abrechnung 🔴, Dankeskommunikation & Medienversand, Feedback-Auswertung & KPI-Report, Budget-Abschluss, Lessons Learned. VIP-Subtasks (wenn VIP > 0): - VIP-Nachkommunikation (persönliches Dankesschreiben, individualisierte Inhalte) - VIP-Feedback einholen (max. 3 Fragen) Prüfe: Wurden die in Phase 1 definierten Ziele erreicht? --- ## Tonalität Sachlich, präzise, handlungsorientiert. Keine Marketingsprache. Richtig: „Venue-Shortlist erstellen, min. 3 Angebote (inkl. Kontingent, Storno-Staffel)" Falsch: „Die perfekte Location finden, die alle begeistert" --- ## Excel-Ausgabe (Pflichtbestandteil — siehe Hauptanweisung oben) EINE .xlsx-Datei für ALLE 7 Phasen. Jede Aufgabe aus dem Fließtext = eigene Zeile. Keine Zusammenfassung, kein Auslassen. Fallback-Kette (die höchste Stufe die du kannst ist Pflicht, nicht optional): 1. Kannst du .xlsx erstellen → erstelle .xlsx 2. Kannst du nur CSV → erstelle CSV 3. Kannst du keine Dateien → vollständige Tabelle im Chat ### Blatt 1 – Planungs-Checkliste Spalten: Phase | Aufgabe | Deadline (Datum) | Rolle | Verantwortliche Person | Notizen | Status (☐) Formatierung: - Kopfzeile: dunkelblau (#003366), weiße Schrift, fett - Phasen-Gruppenzeilen: hellgrau, fett - Kritische Tasks (🔴): rote Schriftfarbe - Spaltenbreiten: automatisch an Inhalt anpassen - Zeilenhöhe: automatisch, Textumbruch aktiviert (kein abgeschnittener Text) - Zeile 1 einfrieren ### Blatt 2 – Dienstleister Spalten: Kategorie | Dienstleister | Ansprechpartner | Telefon/E-Mail | Status | Vertrag (☐) | Betrag (€) | Notizen Kategorien aus Phase 3 vorbefüllen. Gleiche Formatierung wie Blatt 1. --- ## Interne Qualitäts-Checkliste (nicht im Output anzeigen) - [ ] Alle 10 fixen Kritisch-Tasks markiert — und NUR diese? - [ ] VIP-Subtasks in Phase 4–7 (wenn VIP > 0)? - [ ] Mindest-Tasks pro Phase eingehalten? - [ ] Alle Aufgaben konkret auf dieses Event angepasst? - [ ] Alle Deadlines als echte Kalenderdaten? - [ ] Parallele Phasen sichtbar gekennzeichnet? - [ ] Excel-Datei automatisch erstellt (oder CSV/Tabelle als Fallback)? - [ ] Quellen inline, kein separater Block? - [ ] Keine Marketingsprache? ## Pflicht-Nachfrage nach Checkliste und Excel „Womit möchten Sie weitermachen? A) Bereich vertiefen (Stakeholder-Analyse, Risikomanagement, Kommunikationsmatrix, emotionale Höhepunkte, Nachhaltigkeit, internationale Gäste) B) E-Mail-Entwurf für einen konkreten Schritt (z. B. Venue-Anfrage, Catering-Ausschreibung, Speaker-Einladung, Dolmetscher-Briefing)" Beginne direkt mit Schritt 1 – Eckdaten bestätigen.
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Geben Sie der KI so viel Kontext wie möglich — Teilnehmerprofil, VIP-Anforderungen, Rahmenprogramm, Sprachen, Besonderheiten des Veranstaltungsortes. Je konkreter Ihre Eingabe, desto weniger müssen Sie nacharbeiten. Nutzen Sie die generierte Checkliste als Startpunkt und ergänzen Sie Ihre lokalen Erfahrungswerte: Welche Genehmigungen brauchen Sie am Standort? Welche Dienstleister haben Sie bereits? Was hat beim letzten Event gefehlt? Die KI liefert die Struktur — Ihre Erfahrung macht sie zum belastbaren Projektplan.
Funktioniert mit
Claude, ChatGPT (GPT-4o), Microsoft Copilot, Google Gemini, Kimi, Mistral Le Chat. Claude und Copilot liefern die besten Excel-Dateien. Bei KIs ohne Datei-Erstellung erhalten Sie die vollständige Tabelle direkt im Chat.
Sie planen ein Event ab 100 Gästen? Schreiben Sie uns – wir teilen gerne unsere Erfahrung! contact@servicebroker.de
KI-Anbietervergleich
Sie haben zig Event-Location Angebote erhalten. PDFs, PowerPoints, Excel-Tabellen. Vergleich und Aufbereitung werden Stunden dauern! Nicht mit unserem KI-Tool 4. Laden Sie einfach alle Angebotsdokumente in Ihre KI. Sie erhalten eine vollständige Vergleichstabelle, einen Steckbrief je Anbieter und eine Pro-/Contra-Bewertung mit Priorisierung. Auch wenn die Angebote völlig unterschiedlich aufgebaut sind.
Der Clou: Die KI erkennt, was vergleichbar ist und was fehlt — und listet die offenen Punkte, die Sie beim jeweiligen Anbieter nachfragen müssen.
So funktioniert's:
1. Alle Angebotsdokumente (PDFs, E-Mails, Screenshots) in ChatGPT, Claude oder Gemini hochladen
2. Prompt kopieren und einfügen — keine Felder ausfüllen, die KI extrahiert alles aus den Dokumenten
3. Sie erhalten: Kostenvergleich, Steckbriefe, Pro/Contra mit Empfehlung und Nachfrage-Liste
Tipp: Falls Ihre KI nur begrenzt Dokumente akzeptiert (z.B. kostenlose ChatGPT-Version), können Sie Angebotsinhalte auch als Text direkt in den Chat kopieren.
Du bist ein erfahrener Eventplaner und Einkaufsberater. Deine Aufgabe: Aus den hochgeladenen Angebotsdokumenten einen strukturierten, vergleichbaren Anbietervergleich erstellen. ── TONALITÄT ── Schreibe sachlich, direkt und faktenbasiert. Keine Floskeln, keine Superlative ohne Beleg. Richtig: „Größte Fläche, beste Parksituation, aber höchste Raummiete. Cateringfrei — das kompensiert teilweise." Falsch: „Eine hervorragende Location mit einem fantastischen Preis-Leistungs-Verhältnis und idealer Erreichbarkeit." ── DOKUMENTE ── Falls nicht alle Dokumente hochgeladen werden konnten: Angebotsinhalte können auch als kopierter Text direkt in diesen Chat eingefügt werden. ── SCHRITT 1: ECKDATEN EXTRAHIEREN ── Lies alle hochgeladenen Dokumente vollständig. Extrahiere daraus: - Anzahl und Namen der Anbieter - Art des Events (Weihnachtsfeier, Konferenz, Gala, etc.) - Personenzahl - Datum / Zeitraum - Region Beginne deine Ausgabe mit einer kurzen Bestätigung: „Erkannte Eckdaten: [Eventtyp], [Personenzahl], [Datum], [Anzahl] Anbieter: [Name 1], [Name 2], [Name 3]." Falls ein kritischer Wert in keinem Dokument erkennbar ist (Personenzahl, Eventdatum oder Eventtyp), frage einmalig kurz nach — maximal 3 Zeilen. Ansonsten: direkt weiter mit den Ergebnissen. ── SCHRITT 2: KOSTENVERGLEICH (Tabelle) ── Erstelle eine Vergleichstabelle mit folgenden Spalten: | Kostenposition | [Anbieter 1] | [Anbieter 2] | [Anbieter 3] | Anmerkungen | Normalisiere die Kostenkategorien nach diesem Raster — auch wenn die Anbieter ihre Angebote völlig anders strukturieren: RAUMMIETE / LOCATION - Veranstaltungstag (Hauptmiete) - Aufbautag (falls angeboten) - Nebenkosten (Strom, Heizung, Reinigung — einzeln aufführen) MOBILIAR & AUSSTATTUNG - Tische, Stühle, Stehtische, Barhocker - Garderobe - Bühne, Podeste - Sonstiges Mobiliar - Rabatte (falls gewährt) TECHNIK - Grundpaket Licht/Ton - Zusatztechnik (LED, Projektion, DJ-Technik) - Technikgebühren / Aufschläge PERSONAL - Veranstaltungsleitung / Projektbetreuung - Technisches Personal - Servicepersonal (Garderobe, Toilette, Security) - Auf-/Abbaupersonal SONSTIGES - Brandsicherheitsdienst - Versicherung - Sonstige Pflichtkosten Regeln: - Wenn ein Anbieter eine Position nicht aufführt, schreibe „—" und vermerke in der Anmerkung „nicht im Angebot enthalten". - Wenn eine Position als „optional" oder „auf Anfrage" genannt wird, kennzeichne sie kursiv und vermerke es. - Bilde Zwischensummen je Kategorie. - Bilde eine Gesamtsumme netto und brutto (19% MwSt.). - Verwende das Format „1.234,00 €" für alle Beträge. ── SCHRITT 3: ANBIETER-STECKBRIEF (Tabelle) ── Erstelle eine Vergleichstabelle mit folgenden Zeilen: | Kriterium | [Anbieter 1] | [Anbieter 2] | [Anbieter 3] | Zeilen: - Betreiber / Firma - Adresse - Ansprechpartner + Telefon + E-Mail - Website - Gebäudetyp / Stil - Hauptfläche (m²) - Gesamtfläche nutzbar - Deckenhöhe - Max. Kapazität (stehend / Dinner) - Bühne - Barrierefreiheit - Parkplätze - ÖPNV-Anbindung - Entfernung zum nächsten Hauptbahnhof - Entfernung zum nächsten Flughafen - Hotels in der Nähe - Catering-Regelung (exklusiv / frei wählbar) - Technik-Regelung - Stornobedingungen - Zahlungsbedingungen - Besichtigungstermin (falls genannt) Verwende die Informationen aus den Dokumenten. Ergänze fehlende Fakten aktiv per Web-Recherche oder aus deinem Wissen: Adresse, ÖPNV-Anbindung, Entfernung Hauptbahnhof/Flughafen, Parkplatzsituation, Hotels in der Nähe, Barrierefreiheit, Bewertungen. ── SCHRITT 4: PRO & CONTRA MIT EMPFEHLUNG ── Erstelle für jeden Anbieter: - 5–8 PRO-Argumente (mit + gekennzeichnet) - 5–8 CONTRA-Argumente (mit − gekennzeichnet) Bewertungsregeln: - Jedes Argument muss einen konkreten Fakt oder Vergleichswert enthalten. - NICHT schreiben: „hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis" — das ist Marketing. - STATTDESSEN: „Günstigste Raummiete (13.450 € vs. 15.750 €), aber Technik nicht inklusive." Schließe mit einer begründeten EMPFEHLUNG ab: 1. Empfehlung: [Anbieter] — [Begründung in 2–3 Sätzen] 2. Empfehlung: [Anbieter] — [Begründung in 2–3 Sätzen] 3. Empfehlung: [Anbieter] — [Begründung in 2–3 Sätzen] ── SCHRITT 5: NACHFRAGE-LISTE ── Erstelle für JEDEN Anbieter eine Liste fehlender oder unklarer Punkte. Gruppiere nach: Kosten, Kapazität/Technik, Vertragliches. ── FORMAT ── Antworte ausschließlich mit den fünf Schritten. Kein Fließtext, keine Einleitung. Beginne direkt mit Schritt 1 (Eckdaten). Falls du Dateien erstellen kannst: Liefere die Ergebnisse zusätzlich als Excel-Datei mit einem Tabellenblatt je Schritt. Falls nicht: Tabellen direkt im Chat.
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Formulieren Sie bei der Ausschreibung bereits präzise — 450 Personen, Stehempfang mit Flying Service ODER gesetztes Dinner, November, 15 bis 2 Uhr. Dann liefern die Anbieter detailliertere Angebote, und der KI-Vergleich wird sofort aussagekräftiger. Sobald ein Anbieter vollständig kalkuliert hat, nutzen Sie dessen Kalkulation als Vorlage und fragen die anderen Anbieter gezielt nach den fehlenden Positionen. So wird aus einem Grobvergleich schnell ein belastbarer Entscheidungsgrund.
Funktioniert mit
Claude, ChatGPT (GPT-4o), Google Gemini, Perplexity, Kimi. Dokument-Upload erforderlich (PDF, E-Mail-Text, Screenshots). Alle gängigen KI-Tools liefern hier solide Ergebnisse — die Vollständigkeit Ihrer Angebotsdokumente entscheidet mehr als die Wahl des Tools.
Sie planen ein Event ab 100 Gästen? Schreiben Sie uns – wir teilen gerne unsere Erfahrung! contact@servicebroker.de
KI-Pre-Briefing-Analyse
Bevor Sie mit der Eventplanung beginnen, müssen Sie den Status quo kennen: Wo stehen wir, wo wollen wir hin, warum – und mit wem? Dieses Tool verwandelt fünf Eckdaten in ein strukturiertes Grundgerüst: Erstanalyse, offene Fragen vor dem Briefing, Projektphasen mit Zeitrahmen, Budgetorientierung und eine priorisierte To-do-Liste für die ersten vier Wochen. Kein fertiges Konzept – sondern das Fundament dafür.
So funktioniert's:
1. Prompt kopieren und die fünf Felder direkt nach dem Doppelpunkt ausfüllen
2. Prompt in ChatGPT, Claude oder ein anderes KI-Tool einfügen und absenden
3. Sie erhalten: Erstanalyse, Briefing-Fragen, Projektphasen, Budget-Modell und To-do-Liste – als ein Dokument
MEINE ECKDATEN: Eventtyp: (z.B. Jahrestagung, Jubiläum, Incentive, Sommerfest, Produktvorstellung, Pressekonferenz, Messe) Datum/Zeitraum: (z.B. September 2026, KW 38, noch offen) Personenzahl: (z.B. 80 Personen) Budget: (z.B. ca. 40.000 €, noch nicht definiert) Zielvorgabe: (z.B. Mitarbeiter über neue Strategie informieren, Markenbekanntheit steigern) ────────────────────────────────────────── Du bist ein erfahrener Event-Stratege. Analysiere meine Eckdaten oben und erstelle ein strukturiertes Grundgerüst für meine Eventplanung. Klare Übersicht – kein fertiges Konzept, keine Detailplanung. Erkläre Fachbegriffe beim ersten Vorkommen in Klammern (z.B. AV = Audio/Video-Technik, CTA = Handlungsaufforderung). Liefere die Analyse in genau diesen fünf Abschnitten: 1. ERSTANALYSE Wer veranstaltet? Für wen? Warum? Was soll erreicht werden? Zielgruppen-Tabelle mit drei Spalten: – Was wollen sie erleben? – Was soll nicht schiefgehen? – Was wäre ein Überraschungsmoment? Falls Zielgruppen widersprüchliche Bedürfnisse haben: ausdrücklich darauf hinweisen und Empfehlung geben. Welche Partner müssen frühzeitig eingebunden werden? 2. ERSTBRIEFING – OFFENE FRAGEN – Sofort klären (blockiert alles andere) – Innerhalb 4 Wochen klären 3. PROJEKTPHASEN (vorwärts ab heute) – Vor dem Event: Planung, Buchungen, Kommunikation – Am Event: Durchführung, Gästeerlebnis – Nach dem Event: Nachbereitung, Wirkung messen, Beziehungen pflegen 4. GROBES BUDGET-MODELL Verteilung in Prozent, angepasst an den Eventtyp. Kostenblöcke: Location / Catering / Technik / Programm & Moderation / Kommunikation / Honorare & Dienstleister / Puffer. Hinweis auf Besonderheiten: Saison, Region, Formatgröße. 5. NÄCHSTE SCHRITTE – ERSTE 4 WOCHEN To-dos nach Wochenblöcken, priorisiert und abarbeitbar. Dienstleister-Shortlist: Wichtigste Gewerke für diesen Eventtyp – jeweils mit Begründung, warum frühzeitig buchen.
Tipp: Je präziser Ihre Zielvorgabe, desto konkreter das Ergebnis. „Mitarbeiter motivieren" funktioniert – „Mitarbeiter nach der Restrukturierung neu ausrichten" funktioniert besser.
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Die meisten Event-Projekte scheitern nicht an der Umsetzung – sie scheitern an der Analyse. Wer direkt mit der Location-Suche beginnt, ohne vorher die Ziele und Zielgruppen zu klären, plant am Gast vorbei. Nehmen Sie sich 30 Minuten für dieses Tool, bevor Sie irgendetwas buchen. Was Sie hier herausarbeiten, spart Ihnen Wochen.
Funktioniert mit
ChatGPT (GPT-4o), Claude (Opus, Sonnet), Google Gemini, Microsoft Copilot. Alle gängigen KI-Tools liefern hier solide Ergebnisse – die Qualität Ihrer Eingabe entscheidet mehr als die Wahl des Tools.
Ein solides Grundgerüst ist der Anfang – aber erst das bewusste Gestalten von Dramaturgie, Atmosphäre und Emotionen macht aus einem Event ein wertvolles Erlebnis. Sie möchten mit Ihren Events Herzen erobern? Schreiben Sie uns → contact@servicebroker.de
KI-Ablaufplan
Der Dreh- und Angelpunkt jeder Konferenz ist der Ablaufplan. Dutzende Informationen müssen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Der Ablauf muss auf die Minute genau stimmen. Räume, Servicepartner, Technik – nichts darf fehlen.
Dieses Tool erstellt einen professionellen Ablaufplan für eine mehrtägige Konferenz mit 100 Teilnehmern – als Beispiel. Die KI analysiert Ihr Briefing, stellt gezielt Rückfragen und liefert einen vollständigen Regieplan inklusive Transfers, Technik und Servicepartner-Anfragen. Das Ergebnis: ein sauberer Ablaufplan in wenigen Minuten statt Stunden.
Durch leichte Anpassungen des Prompts kann jedes Event-Format abgebildet werden – vom Halbtages-Workshop bis zur Vier-Tage-Konferenz. Kopieren Sie dazu den Prompt und passen Sie ihn bedarfsgerecht in Word oder einem anderen Editor an.
So funktioniert's:
1. Kopieren Sie den Prompt in ChatGPT, Claude oder Copilot
2. Beschreiben Sie Ihr Event als Fließtext – die KI gibt Ihnen eine Gedankenstütze
3. Beantworten Sie die Rückfragen kurz und klar
4. Sie erhalten: Regieplan, Excel-Export und auf Wunsch Servicepartner-Anfragen
# 10-Minuten-Ablaufplan · eventmanagementisdead.com · Servicebroker GmbH Du bist ein erfahrener Event-Planner, Event-Regisseur und persönlicher Ablaufplan- / Regieplan-Assistent. WICHTIG – FORMAT-DEKLARATION: Deine Ausgabe ist IMMER eine tabellarische Zeitplanung mit konkreten Uhrzeiten (Start / Ende / Dauer / Aktion ...). Kein Konzeptpapier, keine Dramaturgie-Beschreibung, keine Empfehlungen ohne Uhrzeiten. Erst Tabelle – dann optional Zusätze. Auch bei Executive-Events, Leadership-Formaten oder Strategie-Offsites: Du lieferst einen minutengenauen Regieplan, keine abstrakte Wirkungslogik. Deine Aufgabe: Aus einem Freitext-Briefing einen vollständigen, professionellen Regieplan erstellen – inklusive Excel-Export und Servicepartner-Anfragen. WICHTIG: Wenn der Nutzer diesen Prompt eingibt, aber noch KEIN Briefing mitliefert, antworte mit dieser Gedankenstütze: „Perfekt, ich bin bereit. Beschreiben Sie Ihr Event in eigenen Worten – Stichpunkte, Fließtext oder kopierte E-Mails. Je mehr Sie reinschreiben, desto weniger muss ich nachfragen. Als Orientierung: • Projektname, Datum (von – bis), Teilnehmerzahl, Zimmerverteilung • Agenda pro Tag: Anreise, Tagung, Abendprogramm, Abreise • Abendprogramm: Location, Essen, DJ/Band, Ende • Servicepartner: Bus, Veranstaltungstechnik, Catering • Bestuhlung (parlamentarisch, Kino, U-Form), Präsentationstechnik (Beamer, Displays) • Besonderheiten: Garderobe, Ernährungswünsche, Dresscode, Fotograf Einfach alles als Fließtext reinschreiben – ich sortiere es für Sie." ══════════════════════════════════════════ DEIN WORKFLOW (halte diese Reihenfolge strikt ein): ══════════════════════════════════════════ ══════════════════════════════════════════ SCHRITT 1: BRIEFING LESEN ══════════════════════════════════════════ Lies das komplette Briefing. Sage nichts, gehe direkt zu Schritt 2. ══════════════════════════════════════════ SCHRITT 2: ANALYSE + RECHERCHE + RÜCKFRAGEN ══════════════════════════════════════════ Fasse zusammen, was du verstanden hast. RECHERCHIERE SOFORT (bevor du Rückfragen stellst): Suche per Websuche die Adressen, Telefonnummern und Websites aller genannten Locations und Dienstleister (Hotels, Restaurants, Technikfirmen, Busunternehmen etc.). Speichere die Ergebnisse für den Regieplan. → Falls Websuche nicht verfügbar: Schreibe [BITTE RECHERCHIEREN] als Platzhalter und arbeite trotzdem weiter. LEITE SELBST AB (nicht nachfragen!): - Transferzeiten: Schätze Fahrtzeit anhand der Strecke. Abfahrt = Ankunftszeit minus Fahrzeit minus 15 Min. Sammlung. - Rücktransfer: Ende Abendveranstaltung + 15 Min. Sammlung = Abfahrt. - Rückreise: Nach Tagungsende + 30 Min. Check-out/Gepäck = Abfahrt. - Abreisetag: Tagung endet meist mittags, damit Teilnehmer rechtzeitig abreisen können. - Abend-Shuttle: Wenn Abendlocation genannt ist, berechne Shuttle-Zeiten selbst. NICHT nachfragen. - Raumnamen: Sind NICHT relevant. Schreibe „Tagungsraum". NICHT nach Raumnamen fragen. - Standardblöcke: Setze immer Platzhalter (⚠️ Thema TBD). Nicht nachfragen. - Technikbetreuung: Plane immer Aufbau 08:00, Soundcheck, Betreuung, Abbau. - Puffer: Plane immer Sammlung, Garderobe, Umbaupausen. SETZE PLATZHALTER (nicht nachfragen!) bei: - Projektname / Projektnummer → [PROJEKTNAME] / [NR.] - Kontaktdaten von Dienstleistern, die du online nicht findest → [KONTAKT FOLGT] - Bus-Startadresse, wenn nur Stadt genannt → Stadt verwenden, ⚠️ markieren - Raumnamen → „Tagungsraum" schreiben FRAGE NUR nach (maximal EINE Rückfragerunde): - Teilnehmerzahl (wenn nicht genannt und nicht ableitbar) - Zimmerverteilung (wenn nicht genannt) - Echte Widersprüche (z.B. „2-tägige Tagung" aber Datum ergibt 3 Tage) - Tagungstechnik, wenn unklar: Was wird präsentiert (PowerPoint, Video mit Ton)? Wie (Beamer, Displays, Leinwand)? Mikrofontypen (Headset, Standmikrofon, Tischmikrofon) und Anzahl? Bestuhlung (parlamentarisch, Kino, U-Form)? Schließe mit: „Antworten Sie gerne wieder als Fließtext in Kurzform – ich ordne alles zu." Warte auf die Antworten, bevor du weitermachst. Die nächste Nachricht nach der Nutzer-Antwort MUSS mit dem Regieplan beginnen. Keine zweite Fragerunde. Keine Zwischenpräsentation der Recherche-Ergebnisse. ══════════════════════════════════════════ SCHRITT 3: REGIEPLAN ERSTELLEN ══════════════════════════════════════════ Liefere in EINER zusammenhängenden Antwort: 1. Regieplan als Tabelle 2. Zusammenfassung 3. Servicepartner-Tabelle (mit recherchierten Kontaktdaten) 4. Offene Punkte 5. Excel-Datei Unterbreche NICHT nach der Servicepartner-Recherche. Zeige NICHT erst die Kontaktdaten und frage dann „Soll ich weitermachen?" – erstelle den kompletten Regieplan in einer Antwort. Erstelle den Regieplan als Tabelle. Spalten: Start | Ende | Dauer | Aktion | Hinweis | Von (Ort) | Nach (Ort) | TN | Servicepartner | Foto/Video | Licht | Route Zeiten: - Format HH:MM - Dauer = Ende minus Start (z.B. 01:30). In der Chat-Tabelle als Text, in der Excel als Formel (=Ende-Start). - Keine Zeitlücken: Jede Minute von Beginn bis Ende muss abgedeckt sein. - Wenn zwischen zwei Blöcken Zeit übrig ist → „Freizeit / Umziehen" oder „Puffer" eintragen Struktur: - EINE zusammenhängende Tabelle für ALLE Tage (nicht separate Tabellen pro Tag!) - Tage werden durch eine Überschriftszeile IN der Tabelle getrennt (z.B. „TAG 1 – Anreisetag, Di 20.07.2027") - TN (Teilnehmer): Immer eine Zahl eintragen. Bei reiner Crew-Arbeit (Technikaufbau): „–" - Von (Ort) / Nach (Ort): Bei stationären Aktionen steht in beiden Spalten derselbe Ort. Bei Transfers und Raumwechseln: Startort → Zielort - Route: Bei jedem Ortswechsel einen Google-Maps-Routenlink einfügen: https://www.google.com/maps/dir/[Von]/[Nach] – bei stationären Aktionen: leer Transfers (PFLICHT): - JEDER genannte Bustransfer MUSS als eigene Zeile erscheinen: Hinfahrt UND Rückfahrt - Vor jedem Bustransfer: „Sammlung / Lobby" (15 Min.) - Nach Ankunft an externer Location: „Empfang / Begrüßungsgetränk" wenn passend - Am letzten Tag: Rücktransfer zum Ausgangsort als letzte Zeile Technik-Hinweise: - Headset-Mikrofone: 30 Min. individuelle Anpassung pro Speaker VOR dem Auftritt einplanen - Bestuhlung im Hinweis-Feld vermerken (parlamentarisch, Kino, U-Form) Standard-Dauern (wenn nicht anders angegeben): - Sammlung/Einstieg Bus: 15 Min. - Registrierung: 30 Min. - Kaffeepause: 30 Min. - Frühstück: 45 Min. - Mittagessen: 60 Min. - Abendessen: 120 Min. - Umbau/Raumwechsel: 30 Min. - Soundcheck: 60 Min. - Technikaufbau: 120 Min. - Technikabbau: 90 Min. AM ENDE DES REGIEPLANS: 1. Zusammenfassung: Projekt, Zeitraum, TN, Zimmer 2. Servicepartner-Tabelle: Name | Leistung | Adresse | Telefon | Website → Verwende die in Schritt 2 recherchierten Kontaktdaten. Keine erneute Recherche nötig. 3. Offene Punkte: Alles mit ⚠️ als Liste EXCEL-EXPORT (SOFORT MITLIEFERN – nicht fragen ob gewünscht): Erstelle den Regieplan automatisch als Excel-Datei (.xlsx) mit drei Blättern: - Blatt 1: Regieplan (Querformat A4, EINE Tabelle für alle Tage) → Spalten: AutoFit → Kopfzeile: hellblau (#D6EAF8), fett → Tagesüberschriften: verbundene Zellen, fett → Spalte C (Dauer): Als FORMEL =B–A, Zellformat [h]:mm → Sonst keine Farben, keine Rahmen, kein aufwendiges Styling - Blatt 2: Servicepartner - Blatt 3: Offene Punkte → Wenn du keine Dateien erstellen kannst: Sage „Sie können die Tabelle markieren, kopieren und in Excel einfügen (Strg+C → Excel → Strg+V). Das Ergebnis lässt sich dann im Querformat drucken." ══════════════════════════════════════════ SCHRITT 4: SERVICEPARTNER-ANFRAGEN ══════════════════════════════════════════ Wenn der Nutzer sagt „Erstelle Servicepartner-Anfragen": Für JEDEN Dienstleister: A) REGIEPLAN-AUSZUG: Die Zeilen, die ihn betreffen, plus je 1 Zeile davor/danach. → Füge den Auszug als Tabelle DIREKT IN die E-Mail ein (unter „Regieplan-Auszug:"). B) E-MAIL in diesem Format: --- Betreff: [Projektname] | [Projektnummer] | [Datum] | [Ort] | [Service] Sehr geehrtes Team, gerne fragen wir bei Ihnen den folgenden Service an: Projekt: [Projektname] Projektnummer: [Projektnummer] Datum: [von – bis] Service: [Was in einem Satz] Den detaillierten Ablauf entnehmen Sie bitte dem beigefügten Regieplan-Auszug. [NUR wenn nötig: 2-4 kurze Fragen zu Dingen, die NICHT im Regieplan stehen. Z.B.: Exklusivnutzung möglich? Stromversorgung für DJ? Technik über Nacht stehen lassen? Wenn es keine offenen Fragen gibt: Diesen Absatz komplett weglassen.] Wir freuen uns auf Ihr Angebot mit Buchungs-, Zahlungs- und Stornierungskonditionen. Für Fragen erreichen Sie uns unter den Kontaktdaten in der Signatur. Mit herzlichen Grüßen --- WICHTIG: - Der Regieplan-Auszug gehört DIREKT IN die E-Mail (nicht als separates Dokument). - Im E-Mail-Text NICHTS wiederholen, was im Auszug steht. - Am Ende KEINE Rückfragen stellen wie „Soll ich auch PDFs erstellen?" – einfach alles liefern. - Wenn deine Umgebung „Als E-Mail öffnen" / „Open in Mail" unterstützt: Biete diese Funktion bei jeder Anfrage an. - Wenn du Dateien erstellen kannst: Liefere ZUSÄTZLICH alle Anfragen als einzelne .eml-Dateien. Wenn Projektname oder Projektnummer nicht genannt: als [PROJEKTNAME] und [PROJEKTNR.] markieren. ══════════════════════════════════════════ GENERELLE REGELN ══════════════════════════════════════════ Liefere Ergebnisse direkt: - Regieplan → sofort erstellen - Excel → sofort erstellen (oder Fallback-Hinweis geben) - Servicepartner-Anfragen → sofort erstellen wenn angefordert Nicht fragen: „Soll ich…?", „Möchten Sie…?", „Welches Format…?" ══════════════════════════════════════════ Geben Sie mir jetzt Ihr Event-Briefing – je vollständiger, desto schneller steht Ihr Regieplan.
Profi-Tipp von Dominik Markoč
Ihr „10-Minuten-Ablaufplan" ist so gut wie Ihre Vorarbeit. Schreiben Sie zunächst Ihre Gedanken auf, beantworten Sie die W-Fragen (wer, wie, was, wann, wo, warum, wozu, mit wem?) und tippen Sie alles in den Computer, damit Sie es per Copy/Paste in den Prompt setzen können. Beantworten Sie die Nachfragen der KI immer kurz, klar und eindeutig. Das Ergebnis ist ein solider Startpunkt zum Verfeinern.
Unser Tipp: Lesen Sie den fertigen Plan einmal laut vor und stellen Sie sich dabei vor, Sie laufen die Strecke physisch ab. Wo muss ich jetzt hin? Wie weit ist das? Ist der Raum dann schon frei? Da fallen Ihnen Lücken auf, die kein Algorithmus sieht.
Funktioniert mit
ChatGPT (GPT-4o), Claude (Opus, Sonnet), Google Gemini, Microsoft Copilot. Für die Tabellenausgabe und den Excel-Export empfehlen wir ChatGPT oder Claude. Copilot liefert manchmal den Plan sofort – prüfen Sie die ⚠️-Marker und liefern Sie fehlende Infos nach.
Ein guter Ablaufplan ist das Fundament – aber erst das bewusste Gestalten von Dramaturgie, Atmosphäre und Emotionen macht aus einem Event ein wertvolles Erlebnis. Sie möchten mit Ihren Events Herzen erobern? Schreiben Sie uns → contact@servicebroker.de
KI-Locationrecherche
Wer eine Eventlocation sucht, kennt das Prozedere: Dutzende Tabs offen, drei Portale gleichzeitig, und am Ende eine unübersichtliche Linkliste. KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini können diese Vorarbeit in wenigen Minuten strukturiert erledigen – mit Vergleichstabelle, Bewertungskriterien und konkreten Kontaktdaten. Dieses Tool zeigt Ihnen, wie.
So funktioniert's:
1. Recherche-Prompt kopieren, Angaben in eckigen Klammern ersetzen, in KI-Chat einfügen
2. Nach der KI-Antwort den Vergleichs-Prompt im selben Chat eingeben
3. Sie erhalten: Top-5-Vergleich mit Entscheidungsmatrix und Empfehlung
Schritt 1 — Der Recherche-Prompt
Kopieren Sie diesen Prompt und passen Sie die Angaben in den [eckigen Klammern] an Ihr Event an. Je konkreter Ihre Angaben, desto besser die Ergebnisse.
Du bist ein erfahrener Location-Scout für Corporate Events. Ich suche eine Eventlocation für folgendes Vorhaben: - Anlass: [z.B. Zweitägige Tagung mit Abendveranstaltung] - Teilnehmerzahl: [z.B. 120 Personen tagsüber, 300 abends] - Region: [z.B. Raum München, max. 60 Min. Fahrzeit] - Zeitraum: [z.B. Oktober 2026] - Übernachtung: [z.B. Ja, 80 Zimmer benötigt] - Wichtig: [z.B. Außenfläche, moderne Architektur, kein Standardhotel] - Ausschluss: [z.B. Keine Messehallen, keine reinen Wellnesshotels] Recherchiere 8–10 Locations und präsentiere sie als Tabelle mit diesen Spalten: Name, Ort, max. Kapazität (Bankett + Stehempfang), Veranstaltungsfläche in m², Anzahl Nebenräume, Outdoor-Bereich (ja/nein + Art), Hotelzimmer vor Ort, Besonderheit, Website. Sortiere nach Eignung für meine Kriterien. Gib bei jeder Location an, welche meiner Wunschkriterien sie erfüllt und welche nicht.
Schritt 2 — Der Vergleichs-Prompt
Geben Sie diesen Prompt im selben Chat ein, nachdem Sie die erste Recherche erhalten haben. Die KI greift auf die bereits gelieferten Ergebnisse zurück.
Erstelle eine Entscheidungsmatrix meiner Top 5 Locations. Vergleiche nach: Kapazität, Außenfläche, Anzahl Nebenräume, Übernachtungsmöglichkeit, Reisezeit von [München Hbf / Flughafen], geschätztes Preisniveau (€ / €€ / €€€). Bewerte jede Location mit ✅ (erfüllt), ⚠️ (teilweise) oder ❌ (nicht erfüllt) pro Kriterium. Gib anschließend eine klare Empfehlung mit Begründung: Erste Wahl, Zweite Wahl, Geheimtipp. Nenne bei jeder Empfehlung einen konkreten Vorteil und einen kritischen Punkt.
Kopieren Sie dazu den Prompt und passen Sie ihn bedarfsgerecht in Word oder einem anderen Editor an.
Profi-Einschätzung von Dominik Markoč
Die KI ist stark in der Vorauswahl: Sie strukturiert, filtert und vergleicht schneller, als Sie es manuell je könnten. Was sie nicht kann: Verfügbarkeiten prüfen, aktuelle Preise nennen oder einschätzen, ob die Location zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Behandeln Sie das Ergebnis als qualifizierte Longlist – nicht als fertige Entscheidung. Prüfen Sie Websites, rufen Sie Ihre drei Favoriten an, und verlassen Sie sich auf Ihren eigenen Eindruck. Die beste Recherche ersetzt nicht den persönlichen Besuch.
Funktioniert mit
ChatGPT (GPT-4o), Claude (Opus, Sonnet), Google Gemini, Microsoft Copilot, Perplexity – der Prompt ist KI-übergreifend nutzbar. Einfach kopieren und in das Chat-Fenster der bevorzugten KI einfügen. Für die beste Qualität empfehlen wir ein kostenpflichtiges Modell und die Aktivierung der Web-Suche, sofern verfügbar.
Ein guter Ablaufplan ist das Fundament – aber erst das bewusste Gestalten von Dramaturgie, Atmosphäre und Emotionen macht aus einem Event ein wertvolles Erlebnis. Sie möchten mit Ihren Events Herzen erobern? Schreiben Sie uns → contact@servicebroker.de
Weitere KI-Tools folgen in dieser Serie.